InStore magazin prepoznat je kao jedinstven, sveobuhvatan i pouzdan izvor najvažnijih i najaktuelnijih informacija iz FMCG sektora na domaćoj trgovačkoj sceni, u okruženju i svetu. Ekskluzivno za InStore magazin, direktor LS Date Stefan Lazarević, predstavlja čitaocima mobilne računare i tehnologije kroz seriju autorskih tekstova.

Pročitajte kompletno izdanje za april 2013. ili tekst:

Magacin – igra velikih brojeva

„3 put’ meri – jednom seci“ je izreka koja je veoma primenljiva danas, jer novca za investicije ima malo, pa je potrebno dokazati isplativost investicije i pre isteka 12 meseci.

Ovaj tekst nema ambiciju da služi kao kalkulacija isplativosti za unapređenje magacinskog poslovanja. Prave kalkulacije isplativosti se prave sa daleko više parametara i posebno za svaki posmatrani projekat. Osnovna ideja ovog teksta je da uz malo matematike na zamišljenom primeru, pokažemo gde je sve moguće izvršiti uštede uvođenjem mobilnih računara u procese rada u skladištu.

Vreme je novac

Jedna izgubljena sekunda ne znači mnogo, sve dok je ne pomnožimo dovoljno velikim brojem. Magacini su mesta u kojima „žive“ baš takvi brojevi. Uzmimo primer magacina u kome u 2 smene radi po 5 radnika. Svaki pojedinačni nalog sadrži po 15 stavki, a dnevno svaki radnik izvrši 30 naloga. U takvom režimu magacin radi 260 dana tokom godine.

2*5*15*30*260=1,300,000

Ovaj broj predstavlja ukupan broj transakcija tokom godine u magacinu iz primera. Naravno, primer je veoma uprošćen, ali dobili smo veliki broj. Ipak, moramo da dođemo do još većeg broja. Potrebno je da procenimo koliko tradicionalan način rada u magacinima, pomoću starog dobrog papira, zahteva više vremena po svakoj stavki. Da li je ušteda korišćenjem mobilnih računara 1, 5 ili 10 sekundi po stavki? Ovo pitanje je prilično osetljivo, jer je puno faktora u igri. Nešto kasnije će biti reči gde i kako sve mogu da se uštede dragocene sekunde, a dobar magacinski softver WMS (Warehouse management system), može da skrati vreme po transakciji i za 15 sekundi.

1,300,000*15=19,500,000

Sada već imamo dovoljno veliki broj. 19,500,000 sekundi je u našem primeru vreme koje godišnje u radu potroše 3 magacinska radnika. Pretvoreno u novac to iznosi preko 20,000 Eura godišnje uštede.

Greške su novac

U proseku magacin iz našeg primera, tradicionalnim načinom rada pomoću papira imao bi otprilike 99% tačnosti u transakcijama. Zvuči izuzetno: 1 greška u 100 transakcija, ali isto tako to je 13,000 grešaka godišnje. Dobar magacinski softver može da smanji broj grešaka 10 puta. Savršeni sistemi ne postoje i broj grešaka praktično ne može da bude jednak 0, ali razlika od 11,700 grešaka godišnje nije mala.
Ako ste nekome dali više robe, nije realno očekivati žalbu kupca, i imaćete manjak. Ako ste dali manje robe, ili pogrešnu robu, ili pogrešnom kupcu to će vas koštati puno magacinskog vremena, ali i puno komercijalnog i administrativnog vremena. Neka je vrednost jedne transakcije u proseku 10 Eura (transakcija može biti najjeftiniji pojedinačni artikal, ali i cela paleta), i neka se samo 5% grešaka odnosi na višak izdate robe. Samo tu WMS donosi preko 5,000 Eura godišnje. Svaka od preostalih 95% grešaka iziskuje nepotrebnih 10 minuta (zbirno u komercijali, magacinu, računovodstvu…). Ukupno to iznosi skoro čitavu jednu čovek-godinu (opet preko 5,000 Eura godišnje), pa direktna ušteda na smanjenju grešaka uvođenjem WMS-a iznosi preko 10,000 Eura na našem primeru.

Zalihe su novac

Magacin iz našeg primera napravi 1,300,000 transakcija godišnje – odnosno 13,000,000 Eura ukupnog prometa. Ako je prosečno vreme frekvencije artikala kroz magacin 30 dana, znači da u svakom trenutku imamo preko 1,000,000 Eura vrednosti zaliha u skladištu. Kvalitetan WMS efikasnim vođenjem skladišta omogućava smanjenje zaliha za najmanje 10% (100,000 Eura), istovremeno povećavajući kapacitet skladišta. Na taj način se smanjuju troškovi skladištenja robe (u proseku 100 paleta po 100 Eura godišnje) za 10,000 Eura godišnje.

Sledljivost

Sada je aktuelna afera sa aflatoksinom u mleku i drugim namirnicama, a sećamo se i raznih drugih slučajeva kada je bilo potrebno povlačiti sa tržišta čitave serije robe. Za simulaciju povlačenja neke serije robe sa tržišta, potrebno je da tokom proizvodnje ta roba bude obeležena i svako pojedinačno pakovanje bi trebalo da sadrži podatak o seriji. Ručno pregledanje pojedinačnih artikala i paleta, je ne samo mukotrpan već i vrlo nesiguran postupak. Sa kvalitetnim WMS-om vrlo precizno i lako je moguće ispratiti sve lokacije u skladištima gde se nalazi sporna serija, kome je i kada isporučena. Svaka sporna situacija predstavlja sama po sebi veliki gubitak za proizvođače (distributere, trgovce, potrošače…), a precizna sledljivost bi mogla i na tom polju da donese značajnu uštedu.

Gde još uštedeti

Skraćenje i optimizacija ukupnog puta koji magacioneri prelaze svakog dana, kao i manji broj potrebne radne snage utiče i na manje troškove nabavke i održavanja skladišne opreme (viljuškari, paletna kolica…) i utrošene energije. Eliminacija papira tokom rada doprinosi značajnoj uštedi u štampi. Međutim i uvođenje WMS-a svakako donosi nove troškove, kao što je održavanje sistema i potrebne opreme, troškove štampe etiketa za označavanje skladišta i robe. Možda bi najpravednije bilo da se troškovi i uštede na štampi i opremi međusobno anuliraju.
Ipak, važnije od toga su unapređenja u kvalitetu poslovnih procesa koja donosi WMS. Upravljanje rokovima trajanja robe po principu FIFO (first in – first out) ili FEFO (first expire – first out), upravljanje mikrolokacijama u skladištu (poznato je u svakom trenutku gde je koja roba), upravljanje radnom snagom (poznato je kada, gde, koliko, šta i ko je uradio), upravljanje sledljivošću… To su sve standardi koje poslovni partneri sve više nameću i očekuju.

U praksi

Gledajući u ove brojke, nameće se pitanje, sve je to lepo na papiru – ali kako je u praksi? Svako ima neke svoje specifičnosti, i prilazi ovim podacima sa skepsom. Međutim, kada pitate ljude koji koriste dobar magacinski softver (menadžere logistike, šefove skladišta…), velika većina će priznati da su i oni možda ranije bili skeptici, a da su uštede svakako ostvarene. Glavni „krivac“ za to je sistem koji upravlja skladištem značajno smanjujući uticaj ljudskog faktora, primenom mobilnih tehnologija. Sistem zna gde je koja roba, optimizuje tok skladištenja i komisioni put, ostavljajući čoveku samo da ispuni i potvrdi nalog.

Granica isplativosti

„3 put’ meri – jednom seci“ je izreka koja je veoma primenljiva danas, jer novca za investicije ima malo, pa je potrebno dokazati isplativost investicije i pre isteka 12 meseci. Kvalitetan WMS softver je skup i investicija sigurno ne može da se vrati za 12 meseci, osim ako u igru ne ubacimo dovoljno velike brojeve, odnosno magacine.
Neke prosečne vrednosti govore da je granica isplativosti WMS-a, otprilike 10 magacionera (2 smene po 5 u našem primeru). Ako je skladište manje od toga, uštede koje WMS donosi, verovatno neće biti dovoljne da isplate investiciju za manje od 12 meseci, ali će zato biti prostora za jednostavniji magacinski softver, koji će doneti manje uštede, ali i značajno manju investiciju. Sa druge strane, veća skladišta će moći da računaju na veoma značajne uštede uz pomoć WMS-a, uz naravno veću investiciju, ali svakako isplativu u roku od 12 meseci.